Proses pengiriman cargo adalah langkah penting dalam dunia logistik yang tidak hanya melibatkan pengangkutan barang, tetapi juga memerlukan perhatian khusus terhadap dokumen, pengemasan, dan pemilihan moda transportasi yang tepat.
Apakah Anda baru pertama kali menggunakan jasa cargo untuk bisnis atau sekadar penasaran bagaimana pengiriman barang besar atau berat dilakukan?
Artikel ini akan memandu Anda melalui setiap tahapan dalam proses pengiriman cargo, serta memberikan tips agar pengiriman Anda berjalan lancar dan efisien.
Baca juga: Perbedaan ekspedisi dan cargo: Mana yang Paling Tepat untuk Pengiriman Anda?
Table of Contents
Mengapa Proses Pengiriman Cargo Itu Penting?
Pentingnya memahami proses pengiriman cargo terletak pada kemampuan untuk merencanakan, mengatur, dan memastikan barang sampai dengan aman, tepat waktu, dan dalam kondisi terbaik.
Proses ini bukan hanya soal mengirimkan barang dari titik A ke titik B, tetapi juga memastikan bahwa segala sesuatu dari persiapan barang, pemilihan moda transportasi, hingga penanganan dokumen berjalan sesuai dengan standar yang ditentukan.
Proses yang jelas dan sistematis akan membantu menghindari penundaan, kerusakan barang, dan biaya tak terduga.
Selain itu, dengan memahami proses ini, Anda bisa memilih layanan pengiriman yang sesuai dengan jenis barang yang akan dikirim, serta memastikan keamanan dan kecepatan pengiriman sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Langkah-langkah Proses Pengiriman Cargo
Proses pengiriman cargo dapat dibagi menjadi beberapa tahapan utama. Setiap tahapan membutuhkan perhatian khusus untuk memastikan kelancaran dan keamanan pengiriman. Berikut adalah tahapan yang perlu Anda ketahui:
1. Penyusunan Dokumen Pengiriman
Dokumen pengiriman adalah bagian yang sangat krusial dalam proses pengiriman cargo. Tanpa dokumen yang lengkap dan benar, barang Anda bisa tertunda di bea cukai atau di tempat transit, bahkan bisa dikenakan denda atau biaya tambahan. Beberapa dokumen penting yang perlu disiapkan meliputi:
- Faktur dan Invoice: Menyebutkan rincian harga barang yang dikirim.
- Packing List: Berisi daftar barang yang ada dalam pengiriman, serta bagaimana cara mengemasnya.
- Dokumen Bea Cukai: Jika barang akan dikirim internasional, dokumen bea cukai sangat diperlukan untuk memastikan barang bisa melewati perbatasan negara tanpa masalah.
Dokumen yang lengkap juga memudahkan proses pelacakan barang dan memberikan kepercayaan pada penerima barang bahwa semua aspek hukum dan administrasi telah dipenuhi.
2. Persiapan Barang untuk Pengiriman
Setelah dokumen siap, langkah berikutnya adalah mempersiapkan barang yang akan dikirim.
Pengemasan yang tepat adalah kunci untuk menghindari kerusakan selama proses pengiriman. Ini termasuk memilih kemasan yang sesuai dengan jenis barang:
- Barang elektronik: Harus dikemas dalam kotak tebal dengan bahan pelindung seperti bubble wrap atau foam untuk menghindari benturan.
- Barang berat: Seperti mesin atau alat berat, perlu dikemas menggunakan pallet atau crate khusus.
- Barang cair: Harus memiliki penutup kedap udara dan dilapisi dengan bahan anti tumpah.
Mengemas barang dengan tepat juga memastikan barang tetap aman selama pengangkutan dan tidak menimbulkan masalah saat pemeriksaan di bea cukai atau dalam perjalanan.
3. Pemilihan Moda Transportasi
Pemilihan moda transportasi yang tepat merupakan bagian penting dalam proses pengiriman cargo. Anda perlu mempertimbangkan beberapa faktor, seperti:
- Jenis barang yang dikirim: Barang besar dan berat biasanya lebih cocok untuk pengiriman menggunakan truk atau kapal laut. Sementara barang kecil dan bernilai tinggi bisa lebih cepat dikirim melalui pesawat.
- Jarak pengiriman: Pengiriman domestik bisa menggunakan darat atau udara, sementara pengiriman internasional biasanya menggunakan jalur laut atau udara.
- Waktu pengiriman: Jika pengiriman mendesak, pengiriman udara bisa menjadi pilihan, meskipun biayanya lebih tinggi.
Pemilihan moda transportasi yang tepat akan membantu menekan biaya dan waktu pengiriman. Menurut UPS Supply Chain Solutions, pengiriman lewat udara lebih cepat namun lebih mahal, sedangkan pengiriman laut lebih ekonomis tetapi membutuhkan waktu lebih lama
4. Penyerahan Barang ke Penyedia Layanan Cargo
Setelah pengemasan dan pemilihan moda selesai, barang siap untuk diserahkan ke penyedia layanan cargo. Proses serah terima ini melibatkan:
- Pemilihan perusahaan cargo yang memiliki reputasi baik dan menawarkan layanan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Pemantauan pengiriman: Banyak perusahaan cargo yang menyediakan layanan pelacakan real-time, yang memungkinkan Anda dan penerima barang untuk memantau status pengiriman secara langsung.
Penting untuk memilih perusahaan yang menyediakan layanan pelanggan yang responsif dan siap membantu Anda mengatasi masalah jika terjadi kendala dalam perjalanan.
5. Pelacakan Pengiriman
Salah satu keuntungan menggunakan layanan cargo adalah kemampuan untuk melacak pengiriman.
Dengan pelacakan real-time, Anda dapat mengetahui lokasi barang Anda setiap saat. Ini memberi rasa aman bagi pengirim dan penerima bahwa barang sedang dalam perjalanan dan akan sampai tepat waktu.
Proses pelacakan juga memungkinkan Anda untuk segera mengetahui jika ada kendala, seperti penundaan atau masalah lainnya, sehingga Anda bisa segera mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Baca juga: Perbedaan Tarif Kirim Cargo Darat, Laut, dan Udara: Panduan Lengkap untuk Efisiensi Pengiriman
Waktu dan Biaya Pengiriman Cargo
Dalam memilih layanan cargo, dua faktor yang sering kali menjadi pertimbangan utama adalah waktu pengiriman dan biaya pengiriman. Kedua faktor ini sangat bergantung pada:
- Jarak pengiriman: Pengiriman domestik biasanya lebih cepat dibanding pengiriman internasional, yang membutuhkan waktu lebih lama.
- Jenis transportasi: Pengiriman melalui udara cenderung lebih cepat namun lebih mahal, sementara pengiriman melalui laut lebih ekonomis namun memakan waktu lebih lama.
- Berat dan volume barang: Semakin berat dan besar barang, semakin tinggi biaya pengiriman. Oleh karena itu, penting untuk memilih layanan cargo yang menawarkan tarif terjangkau dengan waktu pengiriman yang sesuai.
Untuk estimasi biaya yang lebih akurat, Anda bisa menghubungi penyedia layanan cargo seperti NDE Cargo yang menawarkan kalkulasi biaya berdasarkan berat, volume, dan jenis barang.
Kesalahan Umum dalam Pengiriman Cargo yang Harus Dihindari
Agar proses pengiriman cargo berjalan lancar, hindari beberapa kesalahan berikut:
1. Kesalahan Pengemasan
Pengemasan yang buruk bisa berakibat fatal dalam pengiriman cargo. Jika barang tidak dikemas dengan benar, risiko kerusakan atau bahkan kehilangan selama perjalanan sangat tinggi.
Menurut Freightos, pengemasan yang tepat sangat krusial untuk menjaga barang selama perjalanan dan menghindari kerusakan. Pastikan semua barang terlindungi dengan baik sebelum proses pengiriman dimulai.
Pastikan untuk menggunakan bahan pelindung yang sesuai, seperti bubble wrap, foam, atau karton tebal, agar barang tetap aman saat transit.
Barang-barang yang lebih sensitif, seperti elektronik atau barang pecah belah, memerlukan pengemasan khusus agar tidak rusak. Selain itu, pastikan juga untuk memberi label yang jelas pada paket yang membutuhkan perlakuan khusus.
2. Dokumen Tidak Lengkap
Salah satu hal terpenting dalam proses pengiriman cargo adalah kelengkapan dokumen. Tanpa dokumen yang lengkap dan sesuai, pengiriman barang bisa tertunda, terutama di bea cukai.
Pastikan bahwa invoice, packing list, sertifikat asal barang (untuk ekspor), dan dokumen bea cukai sudah disiapkan dengan benar.
Dokumen yang salah atau tidak lengkap bisa menyebabkan proses pemeriksaan di bea cukai lebih lama, atau bahkan penolakan pengiriman barang.
3. Pemilihan Moda yang Salah
Moda transportasi yang salah bisa memperlambat pengiriman dan meningkatkan biaya. Misalnya, jika Anda mengirim barang yang berat dan besar menggunakan jalur udara yang lebih mahal, padahal pengiriman lewat jalur laut lebih efisien dari segi biaya.
Pilihlah moda transportasi yang paling sesuai dengan jenis barang, urgensi pengiriman, dan anggaran. Misalnya, untuk barang dalam jumlah besar atau berat, pengiriman melalui truk atau kapal lebih hemat.
Namun, jika waktu pengiriman sangat penting, maka menggunakan pesawat bisa menjadi pilihan yang lebih cepat meskipun lebih mahal.
Kesimpulan
Memahami setiap tahapan dalam proses pengiriman cargo sangat penting untuk memastikan barang Anda sampai dengan aman, tepat waktu, dan tanpa biaya tak terduga.
Dengan memilih penyedia layanan yang tepat, serta memahami langkah-langkah pengiriman mulai dari pengemasan hingga pelacakan, Anda bisa membuat pengiriman menjadi lebih efisien dan hemat biaya.
Jika Anda ingin pengiriman cargo yang aman dan terpercaya, NDE Cargo siap membantu.
Dengan layanan pengiriman yang cepat, aman, dan transparan, kami memastikan barang Anda sampai dengan tepat waktu dan dalam kondisi terbaik.
Hubungi kami sekarang juga untuk mendapatkan estimasi biaya dan konsultasi gratis!
Kunjungi NDE Cargo atau hubungi layanan pelanggan kami di 0822-6119-7289  untuk informasi lebih lanjut dan pemesanan.
